[Covid-19] FAQ stages

“Le télétravail reste la règle lorsqu'il est possible”.
(Assouplissement possible à partir du 9 juin 2021)

Quel que soient les modalités de votre stage (présentiel, télétravail, mixte), nous vous rappelons qu’une convention de stage est obligatoire, qu’elle doit être saisie sous Pstage via votre ENT et qu’elle doit être signée par toutes les parties avant le premier jour du stage. Les conventions sur Pstage intègrent depuis octobre 2020 les dispositions spécifiques Covid issues du Protocole national pour assurer la santé et la sécurité des salariés en entreprise face à l’épidémie de Covid-19. C’est donc la seule convention à utiliser.

Depuis le début de la crise sanitaire, les signatures scannées sont autorisées afin de faciliter la procédure de signature des conventions de stage et des avenants.

Si votre stage doit se dérouler en présentiel dans l’organisme d’accueil, il vous appartient de vérifier que :

• vous n’entrez pas dans la catégorie des personnes vulnérables, voir le Décret n° 2020-521 du 5 mai 2020 définissant les critères permettant d'identifier les salariés vulnérables présentant un risque de développer une forme grave d'infection au virus SARS-CoV-2 et pouvant être placés en activité partielle, pour rappel, le service de médecine préventive de l’Université est à votre écoute si besoin ;
• votre organisme d'accueil s’engage à mettre en œuvre toutes les conditions de sécurité sanitaire afin de permettre votre accueil, conformément aux règles et préconisations sanitaires gouvernementales Protocole national pour assurer la santé et la sécurité des salariés en entreprise face à l’épidémie de Covid-19. notamment en vous fournissant les équipements de protection individuelle adéquats, en assurant l'hygiène et la sécurité sanitaire des lieux de stage et en effectuant toute mesure rendue utile et nécessaire en ce sens  ;
• votre organisme d'accueil (entreprise, association, établissement public...) est en mesure d'assurer votre encadrement ;

Votre convention de stage doit stipuler les modalités de travail en présentiel et en télétravail (lieux de travail, quotité et répartition des jours) dans l’encadré « organisme d’accueil - lieu de stage » et dans l’article 3 de la convention.
Pour la partie en télétravail à votre domicile : il vous appartient de vérifier que votre organisme d’accueil a pris les assurances couvrant les risques inhérents au travail à votre domicile. 
Vous devez prévenir votre assureur que vous effectuez votre stage en partie en télétravail et vérifier avec lui avec que votre Responsabilité Civile couvre les dommages que vous pourriez causer au matériel mis à votre disposition.
Pour la partie de votre stage en présentiel dans l’organisme d’accueil : voir paragraphe ci-dessus « Votre stage est entièrement en présentiel ? »

Votre convention de stage doit stipuler qu’il s’agit exclusivement de télétravail à domicile dans l’encadré « organisme d’accueil - lieu de stage » et indiquer précisément l’adresse du domicile où il se déroulera. 
Il vous appartient de vérifier que votre organisme d’accueil a pris les assurances couvrant les risques inhérents au travail à votre domicile. 
Vous devez prévenir votre assureur que vous effectuez votre stage en télétravail et vérifier avec lui que votre Responsabilité Civile vous couvre pour les dommages que vous pourriez causer au matériel mis à votre disposition.

Vous devez respecter les mesures sanitaires en vigueur à l'Université de Rennes 1 et les consignes données par votre tuteur de stage. En règle générale, depuis le 6 avril, le télétravail a été renforcé à l’université.

Jusqu’au 8 juin au soir, en dehors des nécessités de service, le travail sur site est d’une journée par semaine maximum.

Pour la période du 9 juin au 31 août 2021, sous réserve de l’évolution de la situation sanitaire, une reprise progressive du travail en présentiel sera mise en œuvre : 

• du 9 au 29 juin 2021 : possibilité d’un retour en présentiel jusqu’à 2 jours par semaine
• du 30 juin au 31 août 2021 : possibilité d’un retour en présentiel jusqu’à 3 jours par semaine.

Pour vous permettre de reporter ou d’achever votre stage, sans vous pénaliser dans votre projet de poursuite d’étude, le calendrier universitaire a été modifié (voir relevé de décision de la CFVU du 25 mars 2021): la fin de l'année universitaire est reportée au 31 décembre 2021 (sous réserve du vote par le Conseil d'Administration de l'Université).

Si votre stage a été annulé ou écourté, et qu’il ne peut être reporté sans pénaliser votre projet de poursuite d’étude, l’équipe pédagogique pourra, en veillant à l’équité de traitement entre candidats, proposer certains aménagements aux modalités spécifiques de contrôle des connaissances et compétences :

• réduction de la durée minimale requise pour que le stage donne lieu à une évaluation ;
• neutralisation de la note de stage dans le calcul du résultat au semestre pour l’ensemble des étudiants de la formation ;
• compensation par d’autres activités : projet tutoré, mémoire, travail réflexif sur le milieu professionnel, simulation de mise en situation professionnelle, valorisation d’un engagement étudiant (dans un cadre associatif ou sur la base du volontariat), ou toute autre combinaison de modalité pédagogique permettant l’évaluation des principales compétences couvertes par l’activité.

Pour transformer votre stage en une autre activité pédagogique, contactez rapidement votre tuteur universitaire pour échanger sur les possibilités offertes dans votre formation.

A noter :
Ces dispositions ne dispensent pas l’étudiant qui en a la possibilité d’effectuer un stage dont la restitution peut faire l’objet d’une évaluation mentionnée sur l’annexe au diplôme.

A partir du 18 mars 2021, un stage hors-Europe peut être autorisé à condition qu’il soit obligatoire et qu’il ait lieu dans un pays situé en zone verte comme définie par le ministère des affaires étrangères.

Compte tenu de l'évolution rapide et imprévisible de la situation, un avis favorable ne signifie pas nécessairement un départ assuré même si le pays se trouve en zone verte. En effet, dans le cas où une autorisation serait émise par l’université permettant de réaliser un stage hors UE, il se peut que les étudiants rencontrent tout de même des difficultés lors de la demande de visa ou se heurtent à divers contrôles. Ainsi, malgré une dérogation fournie par l’université, il est fortement conseillé de poursuivre la recherche d'un stage en France, ou dans l'UE a minima, pour être certain de ne pas se trouver en difficulté au moment du départ.

Les départs en Europe dans le cadre du dispositif Césure sont à nouveau autorisés.
Plus d'infos sur la page Césure.

• Consultez la classification de la zone où est prévue la mobilité d’étude ou le stage sur le site du Ministère des Affaires étrangères et du Développement international, rubrique Conseils aux voyageurs (l’université ne validera pas une convention de stage pour une zone qualifiée rouge, orange ou jaune)
   
• En cas de basculement en zone « rouge » pendant votre séjour, il vous sera demandé de mettre fin immédiatement au stage.
   
• En cas d’annulation du séjour à l’étranger, l’université ne sera pas responsable des conséquences induites (coût, rapatriement, perte de loyer, etc.)
   
• Avant de partir, vous devez prendre connaissance des conseils aux voyageurs accessibles via la fiche-pays et joindre à votre convention de stage un document « Conditions d’Entrée et de Séjour dans le pays d’accueil »
   
• Avant votre départ, il est impératif de vous inscrire sur la base Ariane. De cette manière le Ministère des Affaires étrangères et du développement international pourra vous joindre par mél ou sms en cas d’incident sécuritaire.
   
• Si vous demeurez plus de six mois dans le pays, en tenant compte de votre temps de présence avant et après le stage, vous devrez vous inscrire au Registre des Français établis hors de France auprès des autorités consulaires françaises (Consulat général ou section consulaire de l’ambassade).  

Les documents de circulation nécessaires pour toute mobilité hors UE :
Les stages obligatoires pour valider une formation sont considérés comme une mobilité pour études.
Les étudiants devront fournir :

• une attestation de sortie du territoire
• un certificat de scolarité établi par leur établissement
• le cas échéant, un document attestant que leur déplacement est obligatoire dans le cadre d’un programme d’échange
• tout document nécessaire demandé par les autorités du pays d’accueil.

Les attestations de déplacement et de voyage sont disponibles sur le site du Ministère de l’Intérieur.

Il ne faut pas négliger qu’entrer dans certains pays puisse nécessiter une quarantaine et que son coût puisse être substantiel. Il faut également veiller à disposer d’une assurance couvrant les frais de santé COVID et le rapatriement.

Assurez-vous que vos étudiants qui vont partir en stage sont bien informés des mesures sanitaires en vigueur dans l’organisme d’accueil  et qu’ils bénéficient bien d’un accompagnement, même s’ils sont en stage à distance.

Les conventions sur Pstage intègrent depuis octobre 2020 les dispositions spécifiques Covid issues du Protocole national pour assurer la santé et la sécurité des salariés en entreprise face à l’épidémie de Covid-19. C’est donc la seule convention à utiliser qu’il s’agisse d’un stage en présentiel, en télétravail ou mixte.

Depuis le début de la crise sanitaire, les signatures scannées sont autorisées afin de faciliter la procédure de signature des conventions de stage et des avenants.

En cas d’interruption ou de suspension temporaire de stage, il faut réunir les avis de toutes les parties et dans la mesure du possible signer un avenant (si c'est impossible, gardez les traces des échanges et l’avenant sera régularisé plus tard). Après échange tripartite, vous pouvez révoquer la convention de manière unilatérale si vous l'estimez nécessaire (notamment si les conditions sanitaires d'accueil du stagiaire ne sont pas respectées).

Une nouvelle convention de « déconfinement » est disponible sur Pstage. Intitulée « Convention de stage réalisée après le 11 mai 2020 », elle introduit dans son article 5bis l’engagement de l‘organisme d’accueil à respecter le protocole national de déconfinement du 3 mai 2020 et le cas échéant les fiches métiers, et dans son article 8 l’engagement du stagiaire à signaler tout dysfonctionnement en termes d’hygiène et de sécurité à son organisme d’accueil ET à son établissement d’enseignement supérieur.

Si vous avez la possibilité de proposer au stagiaire, comme à vos salariés, soit des conditions d’exercice dans le respect des mesures sanitaires Protocole national pour assurer la santé et la sécurité des salariés en entreprise face à l’épidémie de Covid-19, soit un stage à distance en télétravail avec un encadrement obligatoire du stagiaire, alors le stage peut avoir lieu.

Le stage peut également combiner présence dans l’entreprise et télétravail.

Dans tous les cas, la convention de stage doit stipuler les modalités de travail en présentiel et en télétravail (lieux de travail, quotité et répartition des jours) dans l’encadré « organisme d’accueil - lieu de stage » et dans l’article 3 de la convention.

Pour la partie du stage en télétravail, vous devez prendre les assurances nécessaires à la couverture de l’étudiant pendant son travail à son domicile.

Si vous ne pouvez pas garantir les conditions d'accueil du stagiaire mentionnées ci-dessus, vous pouvez :

• Mettre fin au stage : il faut alors en avertir le contact universitaire et le stagiaire et procéder, dans la mesure du possible à la signature d’un avenant, à défaut, gardez les échanges de mails attestant des échanges entre les trois parties et de l’arrêt du stage.
   
• D’interrompre temporairement le stage pour le reprendre ultérieurement : procédez, dans la mesure du possible à la signature d’un avenant, à défaut, gardez les échanges de mails attestant des échanges entre les trois parties et de l’arrêt du stage.

Si vous avez la possibilité de proposer au stagiaire, comme à vos salariés, soit des conditions d’exercice dans le respect des mesures sanitaires Protocole national de déconfinement et fiches conseils métiers et guides pour les salariés et les employeurs soit un stage à distance en télétravail avec un encadrement obligatoire du stagiaire, le stage peut avoir lieu. Le stage peut également combiner présence dans l’entreprise et télétravail. Dans tous les cas, la convention de stage doit stipuler les modalités de travail en présentiel et en télétravail (lieux de travail, quotité et répartition des jours) dans l’encadré « organisme d’accueil - lieu de stage » et dans l’article 3 de la convention.
Pour la partie du stage en télétravail, vous devez prendre les assurances nécessaires à la couverture de l’étudiant pendant son travail à son domicile